Procedura naborów na wolne stanowiska w Zespole Żłobków m.st. Warszawy

Zarządzenie nr 75 / 2019

Dyrektora Zespołu Żłobków m.st. Warszawy

z dnia 28.08.2019 roku

w sprawie procedury przeprowadzania naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze
w
Zespole Żłobków m.st. Warszawy

Na podstawie art. 11 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) oraz § 6 ust.1 i § 9 statutu Zespołu Żłobków m.st. Warszawy stanowiącego załącznik do uchwały nr XII/197/2011 Rady m. st. Warszawy z dnia 17 marca 2011 r. w sprawie likwidacji Zespołu Żłobków m. st. Warszawy i połączenia żłobków m. st. Warszawy w zespół (Dz. Urz. Woj. Maz. Nr 45, poz. 1491, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§1

Wprowadza się procedurę naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze w Zespole Żłobków m.st. Warszawy, zwanym dalej Zespołem.

§2

  1. Procedura określa szczegółowy tryb naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze, zgodny z otwartym i konkurencyjnym naborem, określonym w art. 11 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
  2. W sprawach nieuregulowanych w procedurze stosuje się bezpośrednio przepisy art. 11-15 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

§3

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

  • Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu;
  • wewnętrznej komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć żłobek wchodzący
    w skład Zespołu oraz utworzone komórki organizacyjne Zespołu;
  • Dziale Spraw Pracowniczych – należy przez to rozumieć Dział Spraw Pracowniczych Zespołu;
  • Kierowniku Działu Spraw Pracowniczych – należy przez to rozumieć Kierownika Działu Spraw Pracowniczych Zespołu lub pracownika go zastępującego;
  • BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Zespołu;
  • systemie elektronicznej rekrutacji – należy przez to rozumieć dostępne na stronie internetowej www.zlobki.waw.pl narzędzie umożliwiające publikację ogłoszeń
    o naborze oraz składanie aplikacji na wolne stanowiska urzędnicze drogą elektroniczną;
  • dokumentach aplikacyjnych – należy przez to rozumieć dokumenty złożone przez kandydata za pośrednictwem systemu elektronicznej rekrutacji;
  • formularzu aplikacyjnym – należy przez to rozumieć umieszczone w systemie elektronicznej rekrutacji Zespołu narzędzie elektroniczne umożliwiające złożenie dokumentów przez kandydata na wolne stanowisko urzędnicze;
  • kandydacie – należy przez to rozumieć osobę ubiegającą się o zatrudnienie w Zespole w procesie naboru na wolne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze;
  • komisji – należy przez to rozumieć komisję rekrutacyjną przeprowadzającą nabór;
  • procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę;
  • ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1282);
  • wolnym stanowisku urzędniczym – należy przez to rozumieć wolne stanowisko urzędnicze, w tym wolne kierownicze stanowisko urzędnicze, o którym mowa
    w art. 12 ust. 1 ustawy;
  • zarządzeniu – należy przez to rozumieć niniejsze zarządzenie.

§4

  1. Decyzję o rozpoczęciu naboru na wolne stanowisko urzędnicze, podejmuje Dyrektor
    w przypadku wystąpienia wolnego stanowiska urzędniczego lub utworzenia nowego stanowiska urzędniczego:
      • z własnej inicjatywy;
      • na wniosek Kierownika Działu Spraw Pracowniczych.
  1. W przypadku o którym mowa ust. 1 pkt 2 – Kierownik Działu Spraw Pracowniczych wypełnia wniosek, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
  2. Na podstawie wniosku oraz opisu stanowiska pracy Dział Spraw Pracowniczych opracowuje projekt ogłoszenia o naborze, który przed podaniem do publicznej wiadomości podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. Wzór ogłoszenia o naborze określa załącznik
    nr 2 do zarządzenia.
  3. Ogłoszenie o naborze umieszcza się w BIP, systemie elektronicznej rekrutacji na tablicy informacyjnej Zespołu oraz fakultatywnie w innych miejscach umożliwiających dotarcie
    z ogłoszeniem do potencjalnych kandydatów.
  4. Termin do składania dokumentów określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP.

§5

  1. Dokumenty aplikacyjne w naborze na wolne stanowiska urzędnicze składa się za pośrednictwem formularza aplikacyjnego w systemie elektronicznej rekrutacji.
  2. Termin złożenia dokumentów aplikacyjnych przez kandydata uważa się
    za zachowany, jeżeli do momentu upływu ostatniego dnia terminu określonego
    w ogłoszeniu o naborze dokumenty aplikacyjne zostaną przesłane za pośrednictwem formularza aplikacyjnego w systemie elektronicznej rekrutacji.
  3. Przez złożenie dokumentów aplikacyjnych rozumie się wypełnienie formularza aplikacyjnego za pomocą systemu elektronicznej rekrutacji, odznaczenie wymaganych przepisami ustawy oświadczeń oraz dołączenie w formie pliku PDF, JPG lub JPEG kompletu następujących dokumentów:
      • curriculum vitae (życiorysu);
      • listu motywacyjnego;
      • kopii dokumentów potwierdzających wymagane wykształcenie;
      • kopii świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy;
      • kopii dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganych kwalifikacji zawodowych i umiejętności;
      • kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy.
  1. W ogłoszeniu o naborze może zostać sformułowany wymóg przedstawienia dodatkowych dokumentów poza wymienionymi w ust. 3.
  2. Odznaczenie przez kandydata w formularzu aplikacyjnym oświadczeń o:
      • posiadanym obywatelstwie;
      • pełnej zdolności do czynności prawnych;
      • korzystaniu z pełni praw publicznych;
      • nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane
        z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

oraz w przypadku ubiegania się o wolne stanowisko urzędnicze w żłobku także oświadczeń o tym, że:

      • daje rękojmię należytego sprawowania opieki nad dziećmi;
      • nie jest i nie był pozbawiony władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie została mu zawieszona ani ograniczona;
      • jest niekarany za przestępstwa na tle seksualnym;
      • wypełnia obowiązek alimentacyjny, w przypadku gdy taki obowiązek został nałożony na podstawie tytułu wykonawczego pochodzącego lub zatwierdzonego przez sąd

– jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia w tym zakresie.

  1. Kandydatom niemającym możliwości skorzystania z Internetu, Zespół umożliwi dostęp do Internetu i złożenie aplikacji drogą elektroniczną w swojej siedzibie, zgodnie
    z informacją zamieszczoną w ogłoszeniu o naborze.
  2. Dokumenty aplikacyjne złożone po terminie, w sposób niezgodny z wymaganiami ogłoszenia o naborze oraz niekompletne nie będą rozpatrywane, a kandydat nie będzie dopuszczony do dalszego postępowania rekrutacyjnego.
  3. Nie przyjmuje się dokumentów aplikacyjnych poza ogłoszeniem.

§6

Nabór na wolne stanowisko urzędnicze składa się z następujących etapów:

      • etap pierwszy – ocena formalna dokumentów aplikacyjnych złożonych przez kandydatów;
      • etap drugi – test wiedzy i kompetencji;
      • etap trzeci – rozmowa kwalifikacyjna.

Rozdział 2
Komisja

§7

  1. Nabór na wolne stanowisko urzędnicze przeprowadza komisja wyznaczona przez Dyrektora.
  2. Komisja składa się co najmniej z trzech członków, w tym:
      • przewodniczącego komisji;
      • sekretarza komisji;
      • członka / członków komisji.
  1. Dyrektor wyznacza do składu komisji kierownika wewnętrznej komórki organizacyjnej,
    do której prowadzony jest nabór na wolne stanowisko lub innego pracownika, sprawującego nadzór nad tym stanowiskiem. W przypadku naboru na stanowisko kierownika żłobka – Dyrektor wyznacza do składu komisji pracownika Zespołu ds. nadzoru merytorycznego żłobków.
  2. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.
  3. Sekretarzem komisji jest Kierownik Działu Spraw Pracowniczych, a w przypadku jego nieobecności, zastępujący go pracownik Działu Spraw Pracowniczych.
  4. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może wyznaczyć do składu komisji pracownika innej wewnętrznej komórki organizacyjnej, niż ta do której prowadzony jest nabór.
  5. W przypadku naboru na wolne kierownicze stanowisko Zastępcy Dyrektora Zespołu przewodniczącym komisji jest Dyrektor zaś członkiem Główny Księgowy.
  6. Komisja podejmuje działania w obecności co najmniej połowy składu wyznaczonego przez Dyrektora.
  7. Etapy naboru, o których mowa w § 6 pkt 1-2, przeprowadza sekretarz komisji.
  8. Etap naboru, o którym mowa w § 6 pkt 3, przeprowadza komisja.
  9. Do obowiązków sekretarza komisji należy sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru.
  10. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności: przygotowanie i zadawanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem pytań specjalistycznych i dokonanie oceny kandydata, w tym jego zachowania w środowisku zawodowym.
  11. Za prawidłowość działania komisji odpowiada przewodniczący komisji.
  12. Komisja kończy pracę z dniem przedstawienia Dyrektorowi protokołu o którym mowa w § 12.

Rozdział 3
Procedura naboru
Etap 1 – ocena formalna dokumentów aplikacyjnych złożonych przez kandydatów

§8

  1. Po upływie terminu do składania dokumentów aplikacyjnych określonego
    w ogłoszeniu o naborze, dokumenty są analizowane przez sekretarza komisji pod względem spełnienia wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze.
  2. Wynik analizy dokumentów aplikacyjnych załącza się do protokołu
    z przeprowadzenia naboru.
  3. W przypadku wątpliwości przy ocenie formalnej dokumentów złożonych przez kandydatów dopuszcza się udział w ocenie innego członka komisji.
  4. Nie dopuszcza się do kolejnego etapu naboru kandydatów, którzy nie spełniają wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze.

Etap 2 – test wiedzy i kompetencji

§9

  1. Kandydaci, którzy spełnili wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu
    o naborze są dopuszczeni do kolejnego etapu naboru, tj. testu wiedzy i kompetencji.
  2. Kandydaci dopuszczeni do testu wiedzy i kompetencji zawiadamiani są przez sekretarza komisji o terminie i miejscu przeprowadzenia testu drogą elektroniczną, telefonicznie lub w inny przyjęty sposób umożliwiający skuteczne zawiadomienie.
  3. Test wiedzy i kompetencji składa się z testu jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru zawierającego nie mniej niż 20 i nie więcej niż 30 pytań zamkniętych.
  4. Test wiedzy i kompetencji dla wszystkich kandydatów odbywa się w jednym terminie
    i miejscu wyznaczonym przez sekretarza komisji.
  5. Przed przystąpieniem do testu wiedzy i kompetencji kandydaci podpisują listę obecności, okazując dokument ze zdjęciem w celu potwierdzenia tożsamości.
  6. W przypadku niestawienia się lub spóźnienia się kandydata na test wiedzy
    i kompetencji lub niesamodzielnego napisania testu, sekretarz komisji wyklucza tego kandydata z naboru. Od decyzji sekretarza komisji nie przysługuje odwołanie.
  7. Sekretarz komisji dokonuje oceny testów wiedzy, przyznając jeden punkt
    za prawidłowo udzieloną odpowiedź, na dane pytanie.
  8. Sekretarz komisji po zakończeniu testu wiedzy i kompetencji sporządza listę kandydatów wraz z uzyskanym wynikiem. Listę załącza się do protokołu naboru.
  9. W terminie 14 dni od daty przeprowadzenia testu wiedzy i kompetencji kandydat ma możliwość wglądu do wypełnionego przez siebie testu wiedzy i kompetencji, wyłącznie
    w Dziale Spraw Pracowniczych.

Etap 3 – rozmowa kwalifikacyjna

§10

  1. Termin rozmowy kwalifikacyjnej wyznacza przewodniczący komisji.
  2. Do trzeciego etapu naboru zostają dopuszczeni kandydaci, którzy uzyskali
    co najmniej 50% maksymalnej liczby punktów z testu wiedzy i kompetencji
    z zastrzeżeniem ust. 3
  3. W przypadku gdy żaden kandydat nie uzyskał co najmniej 50% maksymalnej liczby punktów z testu wiedzy i kompetencji do trzeciego etapu naboru przewodniczący komisji może dopuścić dwóch kandydatów, którzy uzyskali najwyższy wynik, nie mniejszy jednak niż 30% maksymalnej liczby punktów.
  4. Kandydaci dopuszczeni do etapu trzeciego naboru zawiadamiani są przez sekretarza komisji o terminie i miejscu rozmowy kwalifikacyjnej drogą elektroniczną, telefonicznie lub w inny przyjęty sposób umożliwiający skuteczne zawiadomienie. Na liście zawierającej wyniki testu wiedzy kandydatów spełniających wymagania niezbędne
    ,- sporządza się adnotację, zawierającą informację o dacie rozmowy kwalifikacyjnej i dacie wysłanego zawiadomienia.
  5. W przypadku niestawienia się kandydata na rozmowie kwalifikacyjnej komisja wyklucza tego kandydata z naboru. Od decyzji komisji nie przysługuje odwołanie.
  6. Przez niestawienie się kandydata na rozmowę kwalifikacyjną rozumie się również spóźnienie dłuższe niż 15 minut.

§11

  1. Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu dokonanie bezpośredniej oceny kandydata biorąc pod uwagę informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych.
  2. W ramach etapu trzeciego – rozmowy kwalifikacyjnej sprawdza się wiedzę specjalistyczną kandydata, predyspozycje do objęcia stanowiska, na które prowadzony jest nabór oraz przeprowadza analizę stylu zachowań w środowisku zawodowym.
  3. W ramach etapu trzeciego dopuszcza się dokonanie oceny określonych
    w ogłoszeniu dodatkowych umiejętności, w tym m.in.:
      • umiejętność zarządzania zespołem pracowników;
      • umiejętność rozwiązywania złożonych problemów;
      • radzenie sobie w sytuacjach stresujących i trudnych;
      • znajomość języka obcego.
  1. Członkowie komisji po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem wypełniają Arkusz Oceny Kandydata w którym, dokonują indywidualnej jego oceny przyznając od 0 do 3 punktów w kategoriach:
      • wiedza specjalistyczna wymagana na stanowisku;
      • pożądane cechy, umiejętności i kompetencje na stanowisku;
      • autoprezentacja i styl komunikacji.
  1. Wypełnione Arkusze Oceny Kandydata załącza się do protokołu. Wzór Arkusza Oceny kandydata stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§12

  1. W toku naboru komisja:
      • wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe albo,
      • nie rekomenduje żadnego kandydata.
  1. Z czynności określonych w ust. 1 komisja sporządza protokół podpisany przez wszystkich członków komisji i przedkłada Dyrektorowi do decyzji o zatrudnieniu, odmowie zatrudnienia lub bez wynikowego zakończenia naboru. Wzór protokołu określa załącznik nr 4 do zarządzenia

Rozdział 4
Postanowienia końcowe

§13

Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze informacja o jego wyniku naboru, według wzorów określonych w załączniku nr 5 do zarządzenia, jest upowszechniana przez umieszczenie na tablicy informacyjnej Zespołu oraz opublikowana w BIP przez okres co najmniej 3 miesięcy.

§14

  1. Protokół wraz z załącznikami przechowywane są w Dziale Spraw Pracowniczych, zgodnie
    z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
  2. Po upływie nie mniej niż 3 miesięcy od zakończenia naboru dokumenty aplikacyjne kandydatów niewyłonionych do zatrudnienia są niszczone przez zespół wyznaczony przez Kierownika Działu Spraw Pracowniczych.
  3. Wzór Protokołu zniszczenia stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

§15

Traci moc zarządzenie nr 29/2011 p.o. Dyrektora Zespołu Żłobków m.st. Warszawy z dnia
5 kwietnia 2011 r. w spawie w sprawie wprowadzenia regulaminu przeprowadzania naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze
w Zespole Żłobków m.st. Warszawy.

§16

Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Działu Spraw Pracowniczych.

§17

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2019 r.